Chaque fois qu'une entreprise grandit, elle accumule également une richesse de connaissances, des processus et des meilleures pratiques. Au fil du temps, ces précieuses réserves d'informations peuvent être dispersées dans l'ensemble de l'organisation.
Un wiki d'entreprise vise à résoudre ce problème en collectant toutes les informations dans un référentiel centralisé, fournissant ainsi une ressource unifiée et facilement accessible à tous.
Travaillant avec différentes entreprises, je vois une vraie différence de performances et de productivité entre celles qui utilisent un wiki d'entreprise et les autres.
J'aimerais donc dans cet article à la fois convaincre les nombreuses entreprises qui ne le font pas, à le faire, et les aider à trouver le meilleur outil pour se lancer. 😊
Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?
Un wiki d'entreprise est une base de connaissances, un référentiel informatique d'informations internes et vise à fournir une source unique d’information à laquelle tout le monde peut se référer, collaborer ou mettre à jour si nécessaire.
Le terme « wiki » fait référence à un programme serveur qui permet aux utilisateurs de collaborer sur le contenu d'un site Web.
Les wikis d'entreprise sont des systèmes fermés conçus pour une utilisation interne par les employés, contrairement aux sites wiki comme Wikipédia et aux portails clients.
Quels sont les avantages d'un outil de wiki ?
Meilleure productivité
En rassemblant toutes les connaissances dans un espace unique, les gens perdent moins de temps à rechercher des informations ou à demander l'aide de collègues.
Source d’information unifiée
Le processus d'examen par les pairs du wiki permet à chacun de s'entendre sur une version unifiée de tout, qu'il s'agisse d'une procédure, d'une pratique ou d'une responsabilité professionnelle. Cela permet de rationaliser les processus et de promouvoir les meilleures pratiques.
Intégration simplifiée
La formation et le recrutement sont améliorés lorsque le matériel d'intégration est présenté dans un endroit pratique.
Apprentissage plus rapide
Les employés apprennent de nouvelles méthodes et réalisent une croissance latérale plus rapidement lorsque l'information est à portée de main.
Rétention précieuse des connaissances
Des informations inestimables comme les expériences et les meilleures façons de faire les choses sont conservées au sein de l'organisation, même lorsque les employés partent.
Choisir le bon wiki pour votre entreprise - Confluence versus Notion versus ClickUp
Lors de la sélection d'un logiciel wiki interne, vous devez vous souvenir de deux choses : il fonctionnera comme le Wikipédia de l'entreprise et il sera utilisé par tout le monde, et pas seulement par quelques personnes ou services sélectionnés. Par conséquent, l'objectif est de le rendre aussi facile, agréable et pratique à utiliser que possible.
Il existe plusieurs options sur le marché, chacune avec ses propres avantages et différences respectifs, trois options étant Confluence, Notion et Clickup.
Confluence : documenter et interpréter facilement les aspects techniques
Confluence est une plate-forme Wiki idéale pour documenter des sujets techniques. Elle offre une capacité d'édition transparente sur une page pour fournir un contenu attrayant et lisible. Elle est simple et efficace pour créer et organiser du contenu.
Confluence est conçu comme un espace de travail d'équipe, plutôt qu'une base de connaissances, ce qui le rapproche de Notion plutôt que d'un simple outil de base de données comme Helpjuice.
Confluence est probablement le concurrent le plus direct de Notion, tout en étant largement reconnu comme « celui à battre » dans le secteur.
Gagner du temps sur vos projets
En accédant à l’information pour tous vos projets sur une seule plateforme, vous allez considérablement gagner du temps. Vous pouvez corriger, ajouter du contenu en temps réel et commenter les pages pour collaborer de façon transparente.
Gérez les accès
Si vous souhaitez que certaines pages soient modifiées ou visibles que par certaines personnes, Confluence vous donne les paramètres pour que vous puissiez garder votre contenu en sécurité.
Une solution collaborative
Chaque membre de votre équipe peut créer une page et articuler ses idées, et ils possèdent tous un espace personnel ainsi que des espaces communs.
Confluence aide les membres à partager les documents entre eux en les mentionnant (Il suffit d’appuyer sur la touche @ et de sélectionner la personne souhaitée).
Retrouvez facilement vos informations
Chaque information est conservée sur Confluence. Que vous ayez listé vos idées sur une page ou en commentaire, retrouvez-les rapidement.
Templates prêts à l'emploi
Le wiki de Confluence vous offre des templates de pages prêts à l’emploi. Pas besoin de trouver d’inspiration pour n'importe quel cas d’usage !
Gagnez en efficacité grâce aux intégrations
Confluence permet une intégration transparente avec Trello, Slack, Jira, DropBox et Drive. Vous pouvez trouver toutes ces applications sur la marketplace d'Atlassian.
Personnalisez votre wiki
Sur Confluence, vous pouvez personnaliser votre wiki à l’image de votre entreprise. (Couleur, logo, images, etc.). Pour encore plus de personnalisation, vous pouvez utiliser l’app Refined.
Quel prix pour Confluence ?
Le forfait gratuit de Confluence comprend des comptes pour jusqu'à 10 utilisateurs, tandis que les forfaits standard et premium sont idéaux pour les grandes entreprises qui ont besoin de plus de comptes et de fonctionnalités.
Confluence, un wiki pour les entreprises en croissance qui ont besoin d'une solide administration des connaissances.
Les plus
Les moins
Conclusion
Confluence peut être une excellente option pour promouvoir l'autonomie sur le lieu de travail en créant un environnement plus transparent et organisé à un prix décent.
Notion : excellent pour consolider plusieurs applications différentes
C'est vraiment Notion qui a, à mon sens, démocratisé le wiki d'entreprise. De nombreuses fonctions sont intégrées à Notion pour lesquelles nous nous appuyons sur des applications distinctes. Les utilisateurs de Notion obtiennent des Kanbans, des calendriers, des documents et des tableaux qui n'ont pas besoin d'être intégrés car ils font déjà partie du même outil.
La configuration est simple avec le modèle wiki de Notion
Comme avec n'importe quel modèle dans Notion, vous pouvez simplement intervenir et modifier tout ce dont vous avez besoin. Il n'y a pas de structure à mettre en place. Le modèle wiki d'ingénierie contient une page qui vous apprend même à l'utiliser.
Faire des annonces et demander des réponses
Notion fournit une section wiki qui contient des copies d'e-mails et d'annonces à l'échelle de l'entreprise ou du service qui prennent en charge la communication, et vous pouvez également l'utiliser pour des enquêtes et des commentaires.
Flexibilité
La beauté du wiki de l'entreprise de Notion est que vous pouvez créer les pages, puis les rassembler, ou vous pouvez commencer par la page de niveau supérieur et créer le tout sous forme de sous-pages.
Vous n'avez pas à vous en tenir à une seule approche. Vous pouvez utiliser les deux si vous disposez déjà d'une base de connaissances existante.
Wikis dans les wikis
Vous pouvez créer un wiki de page d'accueil d'entreprise qui contient également des wikis départementaux.
Par exemple, vous pouvez avoir accès aux éléments à l'échelle de l'entreprise du wiki de la page d'accueil de l'entreprise (philosophie de l'entreprise, nouveautés, objectifs, personnes, équipes, etc.) et également avoir accès au wiki du service commercial. Cependant, vous ne pourrez peut-être pas apporter de modifications ou de contributions aux wikis des départements de conception ou d'ingénierie.
Repères visuels
Vous pouvez ajouter des icônes à vos nouveaux titres de page pour les rendre visuellement reconnaissables. Cela ne rend pas seulement la page plus attrayante visuellement, cela facilite la navigation instantanée en un coup d'œil en renforçant la structure écrite avec des repères visuels.
Cela vous donne la possibilité d'ajouter une image d'en-tête, une icône et une discussion/commentaire au niveau de la page que vous pouvez diriger vers un membre spécifique de l'équipe, donc si vous avez besoin de commentaires sur la structure ou le contenu, c'est un excellent moyen de collaborer pendant que vous construisez votre wiki.
Tout ne doit pas être dans Notion
Bien qu'un wiki rassemble tout, cela ne signifie pas que tout doit être dans Notion.
Par exemple, votre wiki peut contenir des liens vers les outils de facturation, de productivité et de collaboration de l'entreprise (Slack, etc.). Notion peut simplement fonctionner comme une base pour tous les membres de l'entreprise avec une authentification unique.
Quel prix pour Notion ?
La seule option wiki d'entreprise applicable serait le forfait équipe à 8 $ par utilisateur, car les deux premières options sont uniquement destinées aux solopreneurs.
Notion, un couteau suisse
Les plus
Les moins
Conclusion
Si vous cherchez un Wiki d'entreprise simple pour une petite équipe, Notion est une bonne option.
ClickUp : LA solution tout-en-un
Ajouter différentes vues de tâches et vues de page
Très similaire à des applications comme Monday.com ou Asana, vous pouvez ajouter différents tableaux comme une liste, un tableau ou un calendrier.
Il existe également d'autres vues de page, telles que conversation, document et intégration (URL/HTML). Vous pouvez prendre n'importe quel code d'intégration dont vous disposez (statistiques provenant, par exemple, des annonces Google, de Google Analytics, de Google Calendar, de vidéos.) afin de le voir clairement.
Pas besoin d'utiliser autre chose
Si vous gérez des projets sur ClickUp, vous n'avez besoin de rien d'autre pour créer un wiki. Vous pouvez naviguer très facilement entre les tableaux, les calendriers et les wikis.
Il vous permet de vous en tenir à une seule application et de tout avoir au même endroit.
Organisez bien le contenu de votre wiki
Une fois l'édition ouverte, vous pouvez ajouter des titres ; 1,2,3, listes de contrôle, séparateurs, tableaux, code en ligne, listes numériques, ainsi que d'autres applications telles que YouTube, Vimeo ou Loom utilisées pour expliquer les logiciels ou les processus de l'entreprise.
Partager des liens wiki avec des clients externes
Vous pouvez créer un lien public sur ClickUp pour faciliter la consultation par des collaborateurs extérieurs à votre entreprise.
Voir l'historique des révisions
ClickUp vous permet de visualiser toutes les mises à jour qui ont été faites pour suivre l'évolution du wiki de l'entreprise. Ceci est particulièrement utile si vous avez beaucoup de membres de l'équipe qui mettent régulièrement à jour le wiki.
Téléchargez facilement des fichiers
Vous pouvez télécharger des fichiers via Dropbox, OneDrive, Google Drive, un fichier Google ou via votre ordinateur.
Quel prix pour ClickUp ?
Pour seulement 5 $ par membre/mois, vous pouvez démarrer avec un wiki d'entreprise avec ClickUp, ce qui est un très bon rapport qualité/prix.
ClickUp s'améliore constamment et les bat tous
Les plus
Les moins
Asana + Notion = ClickUp (à peu près)
J’ai été vraiment bluffé par l'offre proposée par ClickUp, l'outil qui rassemble pour moi Asana et Notion au sein d'une même plateforme.
Le produit a beaucoup évolué ces deux dernières années et il regroupe pour moi ce que je faisais dans Asana et ce qu'on peut attendre d'un outil de base de connaissances comme Confluence ou Notion.
Couplée à une tarification vraiment attrayante (à partir de 5€/mois et par personne), la plateforme a donc remplacé Asana et Confluence au sein de notre agence.
Ainsi, si comme moi vous cherchez un outil tout-en-un au sein de votre entreprise, ou que vous cherchez tout simplement une alternative à Notion ou Asana, je vous invite à tester ClickUp.
