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Quand utiliser les outils Notion, Basecamp ou Trello ? Mon avis.

 septembre 11, 2020

par  Adrien

Notion, Basecamp et Trello sont pour moi les 3 outils qui révolutionnent l’organisation et la communication des entreprises.

 Il y a aussi Slack bien sûr, et quelques autres, mais je veux dans cet article vous aider à comprendre les différences entre ces 3 outils qui se ressemblent, mais qui sont un peu différents dans leur approche et leurs objectifs.

Peut-être utilisez-vous déjà l’un d’entre eux ? Peut-être ne connaissez-vous aucun des trois ?

Découvrez ci-dessous pourquoi et quand vous devez utiliser ces outils.


Pourquoi devez-vous doter d’outils de productivité

Les objectifs de Notion, Basecamp et Trello sont similaires : vous faire gagner du temps, communiquer plus efficacement et gagner en productivité et de la visibilité sur vos projets et sur la gestion de vos tâches. 💪

Il y a d’autres outils comme Wrike ou Monday, mais j’ai sélectionné ces trois outils d’abord parce qu’ils sont adaptés aux petites et moyennes entreprises. Ils sont donc abordables financièrement. Je les ai choisis également, car j’ai pu les testé chacun plusieurs mois.

Je vais donc vous expliquer les trois différents outils pour que vous fassiez le bon choix. Vous allez voir que :

  • vous devez avoir au moins un de des trois outils,
  • certains outils peuvent être complémentaires (voir en conclusion),
  • vous allez gagner beaucoup de temps et devenir plus efficace !



Notion, le WIKI multifonction pour les petites entreprises

Notion.so est une application qui vous permet de mieux vous organiser que ce soit sur le plan personnel et professionnel.

Elle regroupe des fonctionnalités de prise de note, de gestion de projet, de gestion de tâche et de base de connaissance (wiki).

Notion projet wiki avis entreprise

Pour le dire autrement, c’est un tout-en-un hybride qui ressemble à un Evernote avec des fonctions supplémentaires qui fait qu’elle devient vite indispensable.

Avec Notion, vous serez surpris des différentes possibilités offertes par l’outil. Véritable base de données en ligne, l’application vous permet concrètement de :

  • créer des articles (en complément ou à la place d’un Google Doc)
  • faire de la prise de note (Evernote)
  • créer des kanban pour la gestion de projet
  • créer des calendriers avec des rappels
  • importer et stocker des fichiers ou des images.
  • Gérer un budget
  • créer un petit CRM

Au début, je l’ai utilisé pour optimiser mon travail perso (tâches, prise de note, rappels, calendrier, articles de blog) puis je l’utilise de plus en plus en soutien de mon travail professionnel.

J’ai arrêté d’utiliser Evernote, car l’application regroupe davantage de fonctionnalités.

Il y a de nombreux templates disponibles pour permettant de partir de modèles et de gagner du temps. ⏳

Je vous ai mis ci-dessous quelques exemples de templates qui sont déjà prêts à l’emploi dans l’application. Vous pouvez également les modifier, en créer d’autres et en trouver d’autres sur plein d’autres sites de la communauté comme celui-ci par exemple.


Voici quelques exemples de templates :

La Roadmap
template roadmap notion



La prise de notes en réunion
template réunion notion


Le calendrier éditorial
template calendrier editorial Notion


Voici une petite vidéo de démo qui vous donnera une idée de l’interface :


Quel prix pour Notion ?

Si vous êtes solopreneur, il y a une version gratuite à vie. La seule limite concerne la taille des fichiers que vous pouvez importer (5 Mb). J’utilise personnellement l’offre « Personal Pro » à 4 $/mois qui vous permet de briser cette limitation et d’avoir l’historique de vos modifications.

L’intérêt de Notion.so provient bien sûr de la possibilité de collaborer en équipe avec une offre à 8 $ par utilisateur.

Notion avis prix

C’est plutôt abordable, mais cela peut monter très vite pour les équipes importantes. Je pense ainsi que cet outil est vraiment l’idéal si vous êtes une entreprise entre 1 et 10 personnes.

Notion, votre nouveau couteau suisse

Véritable base de données évolutive dotée de nombreuses fonctionnalités

Les plus

  • La simplicité d’utilisation  
  • Les nombreuses possibilités et cas d’usages que ce soit au niveau professionnel que personnel
  • L'application mobile
  • Adapté aux petites équipes (entre 2 et 10 personnes)

Les moins

  • Le fait d’être un outil tout-en-un fait qu’elle n’est pas la meilleure dans chacun des domaines (gestion de projet, prise de note, etc)  
  • Peut devenir cher et moins adapté si vous êtes plus de 10/15 personnes dans l’entreprise

Conclusion :

Si vous chercher un Wiki d'entreprise simple, une nouvel outil de prise de notes, ou tout simplement un outil collaboratif pour votre petite équipe, Notion est l'outil qu'il vous faut ! 



Basecamp, l’outil de communication et de gestion de projet tout-en-un pour les entreprises (et leurs clients)

Basecamp est un outil de gestion de projet et de communication pour les entreprises. Contrairement à Notion, et même si vous pouvez l’utiliser seul, Basecamp n’a vraiment d’intérêt que si vous collaborez avec plusieurs personnes.

Par contre, ce n’est pas forcément des personnes de votre entreprise. Si vous êtes freelance, vous pouvez également Basecamp comme un outil de gestion de projet avec vos clients.

Basecamp avis outil gestion avis

En quelques mots, je dirais que Basecamp est un mix entre Slack, Google Suite, et Trello. De la même façon, il n’est peut être pas aussi bien que ces trois-là dans chaque domaine, mais il regroupe l’essentiel dans un même outil ce qui simplifie la vision globale et surtout, rend l’ensemble beaucoup moins cher.

Car ce qui fait la grande force pour moi de Basecamp, c’est son prix. Il n’y a qu’une seule offre tarifaire, quel que soit le nombre de personnes rattachées à votre organisation : 99 €/mois.

Ainsi que vous passiez de 5 personnes à 30, ou que vous collaboriez avec 5 clients ou 50 clients, le prix restera inchangé. Il n’y a pas d’offre aussi intéressante sur le marché.

Avec Basecamp, vous allez pouvoir améliorer la collaboration autour de projets ainsi que la communication générale dans vos équipes et votre entreprise de façon générale.

Grâce à une structure très simple et bien pensée, vous allez pouvoir collaborer dans votre entreprise à plusieurs niveaux :

  • dans l’entreprise au global
  • dans chaque équipe : marketing, RH, finances, etc.
  • dans chaque projet

Avec des fonctionnalités telles que la messagerie, les check-ins, la gestion des tâches, les calendrier et les documents, vous avez tout le matériel nécessaire pour faire avancer vos projets que ce soit en interne ou en externe avec vos clients.

Voici une petite vidéo démo de l’outil qui vous donnera une idée de l’interface :


Quel prix pour Basecamp ?

Véritable atout, Basecamp est à 99 €/mois avec un nombre de projets et d'utilisateurs illimités

basecamp prix avis


Basecamp, l'outil pour les équipes et pour les clients

Véritable hub de communication pour vos équipes et vos clients

Pros

  • Une offre tout-en-un  
  • Une seule offre tarifaire, de plus en plus rentable avec la croissance de votre entreprise (conseillé à partir de 10 personnes)
  • Un vrai outil collaboratif pour travailler intelligemment avec vos clients et partenaires

Cons

  • Moins rentable et pertinent pour les très petites équipes (1 à 3 personnes)  
  • Perd en utilité si vous êtes déjà un gros utilisateur de Slack, même si Basecamp peut le remplacer

Conclusion :

Testez Basecamp ! C'est un formidable outil de collaboration et de communication pour vos équipes mais aussi pour l'ensemble de votre écosystème projet (clients ou partnenaires).  


Trello, l’outil préféré de gestion de projet et de tâches

Trello est sans doute l’un des meilleurs outils pour la gestion de projets. C’est sûrement l’outil le plus connu des trois, mais il est souvent mal utilisé, ou du moins, pas utilisé à son plein potentiel. Je ne vais pas aller dans le détail, mais en quelques mots, Trello vous permet de :

  • d’organiser simplement et facilement des taches par projet et d’y assigner des personnes
  • d’organiser vos journées et vos semaines efficacement
  • de donner de la visibilité à votre équipe et votre entreprise sur les tâches réalisées et à venir
Trello gestion de projet avis

Je pense que Trello, basé sur les tableaux Kanban, est tout simplement l’outil le plus efficace et le plus simple à utiliser pour la gestion de projet. Vous pouvez d’ailleurs l’utiliser à des fins personnelles.

C’est en travaillant chez Toucan Toco que j’ai découvert toutes les fonctionnalités et tous les cas d’usage de Trello allant de la gestion de projet avec des clients, jusqu’à l’onboarding en passant par le recrutement.

Par contre, en choisissant Trello, vous devez avoir un écosystème supplémentaire pour communiquer (Slack par exemple) et collaborarer sur des documents (Gsuite par exemple). Et Trello le fait très bien avec des intégrations avec de nombreux outils.

Pour cette raison, Basecamp peut être une alternative plus intéressante pour vous si vous cherchez quelque chose de plus simple et plus orienté communication.

Trello compte de petites fonctionnalités supplémentaires pour la gestion de projets grâce aux Power-ups, des petites applications ou add-ons qui vous permettront notamment les dépendances entre les tâches, les sous-tâches, les champs personnalisés ou les timeslines type Gantt.

Voici la petite démonstration de Trello pour vous montrer rapidement l'interface : 

Quel prix pour Trello ?

Trello est donc un indispensable même si les prix ont un peu augmenté dernièrement avec un prix à 9,99 € par utilisateur par mois.

Une version gratuite limité à 10 tableaux vous permet de tester Trello dans la durée.

prix trello

Trello, l'outil recommandé pour la gestion de projet

Simple et complet, Trello est devenu un must have pour les petites ou grandes équipes

Pros

  • Le fonctionnement par tableau Kanban  
  • Les nombreux Power-ups vous permettent d’ajouter de multiples fonctionnalités
  • Simple mais complet

Cons

  • Il vous faudra d’autres applications comme Slack pour la communication ou Gsuite pour le partage de fichier pour avoir un système vraiment complet pour vos équipes  
  • Le prix peut vite monter si vous êtes nombreux

Conclusion :

Si vous cherchez un outil spécifique pour la gestion de projet, Trello est vraiment le meilleur outil pour les petites et moyenens entreprises. 

Simple et maintenant de plus en plus utilisé, il vous permettra d'onbarder facilement vos équipes et vos clients dessus.


---

Ces trois outils vont vous faire gagner du temps ! À vous de voir lesquels prendre et comment les intégrer au mieux dans votre organisation actuelle.

Pour moi, les couples Notion + Basecamp ou Notion + Trello sont les meilleurs systèmes possibles.

Choisir un de ces systèmes vous permettra d’optimiser au mieux votre productivité autour de projets.

Le choix de Basecamp ou de Trello dépendra fortement du nombre de personnes dans votre équipe et des outils que vous avez déjà en place dans votre organisation.

Si vous utilisez déjà Slack ou Google Suite, vous opterez peut être davantage Trello, un peu plus spécialisé dans la gestion de projet avec quelques fonctionnalités supplémentaires.

Mais encore une fois, Basecamp est une alternative intéressante qui vous permet de regrouper l’ensemble de votre équipe et de vos clients sur une même interface. ✅


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Adrien


Adrien est expert en webmarketing et plus particulièrement en Acquisition de Trafic et Génération de Leads. Après 12 ans et des centaines de campagnes pour des TPE et des PME dans leur phase de croissance, il décide de créer un nouveau blog pour partager ce qu'il a appris. Il souhaite partager ses conseils et sa méthodologie pour que les entreprises, même petites, puissent se développer grâce au webmarketing.

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