Quand utiliser les outils Notion, Basecamp ou Trello ? Mon avis.

Notion, Basecamp et Trello sont pour moi les 3 outils qui révolutionnent l’organisation et la communication des entreprises.

 Il y a aussi Slack bien sûr, et quelques autres, mais je veux dans cet article vous aider à comprendre les différences entre ces 3 outils qui se ressemblent, mais qui sont un peu différents dans leur approche et leurs objectifs.

Peut-être utilisez-vous déjà l’un d’entre eux ? Peut-être ne connaissez-vous aucun des trois ?

Découvrez ci-dessous pourquoi et quand vous devez utiliser ces outils.

Pourquoi devez-vous doter d’outils de productivité ?

Les objectifs de Notion, Basecamp et Trello sont similaires : vous faire gagner du temps, communiquer plus efficacement et gagner en productivité et de la visibilité sur vos projets et sur la gestion de vos tâches. 💪

Il y a d’autres outils comme Wrike ou Monday, mais j’ai sélectionné ces trois outils d’abord parce qu’ils sont adaptés aux petites et moyennes entreprises. Ils sont donc abordables financièrement. Je les ai choisis également, car j’ai pu les testé chacun plusieurs mois.

Je vais donc vous expliquer les trois différents outils pour que vous fassiez le bon choix. Vous allez voir que :

• vous devez avoir au moins un de des trois outils,
• certains outils peuvent être complémentaires (voir en conclusion),
• vous allez gagner beaucoup de temps et devenir plus efficace !

Notion, mon avis sur le WIKI multifonction pour les petites entreprises

Notion.so est une application qui vous permet de mieux vous organiser que ce soit sur le plan personnel et professionnel.

Elle regroupe des fonctionnalités de prise de note, de gestion de projet, de gestion de tâche et de base de connaissance (wiki).

Pour le dire autrement, c’est un tout-en-un hybride qui ressemble à un Evernote avec des fonctions supplémentaires qui fait qu’elle devient vite indispensable.

Avec Notion, vous serez surpris des différentes possibilités offertes par l’outil. Véritable base de données en ligne, l’application vous permet concrètement de :

• créer des articles (en complément ou à la place d’un Google Doc)
• faire de la prise de note (Evernote)
• créer des kanban pour la gestion de projet
• créer des calendriers avec des rappels
• importer et stocker des fichiers ou des images.
• Gérer un budget
• créer un petit CRM

Au début, je l’ai utilisé pour optimiser mon travail perso (tâches, prise de note, rappels, calendrier, articles de blog) puis je l’utilise de plus en plus en soutien de mon travail professionnel.

J’ai arrêté d’utiliser Evernote, car l’application regroupe davantage de fonctionnalités.

Il y a de nombreux templates disponibles pour permettant de partir de modèles et de gagner du temps. ⏳

Je vous ai mis ci-dessous quelques exemples de templates qui sont déjà prêts à l’emploi dans l’application. Vous pouvez également les modifier, en créer d’autres et en trouver d’autres sur plein d’autres sites de la communauté comme celui-ci par exemple.

Voici quelques exemples de templates :

La Roadmap

La prise de notes en réunion

Le calendrier éditorial

Voici une petite vidéo de démo qui vous donnera une idée de l’interface :

Quel prix pour Notion ?

Si vous êtes solopreneur, il y a une version gratuite à vie. La seule limite concerne la taille des fichiers que vous pouvez importer (5 Mb). J’utilise personnellement l’offre « Personal Pro » à 4 $/mois qui vous permet de briser cette limitation et d’avoir l’historique de vos modifications.

L’intérêt de Notion.so provient bien sûr de la possibilité de collaborer en équipe avec une offre à 8 $ par utilisateur.

C’est plutôt abordable, mais cela peut monter très vite pour les équipes importantes. Je pense ainsi que cet outil est vraiment l’idéal si vous êtes une entreprise entre 1 et 10 personnes.

Basecamp, l’outil de communication et de gestion de projet tout-en-un pour les entreprises (et leurs clients)

Basecamp est un outil de gestion de projet et de communication pour les entreprises. Contrairement à Notion, et même si vous pouvez l’utiliser seul, Basecamp n’a vraiment d’intérêt que si vous collaborez avec plusieurs personnes.

Par contre, ce n’est pas forcément des personnes de votre entreprise. Si vous êtes freelance, vous pouvez également Basecamp comme un outil de gestion de projet avec vos clients.

En quelques mots, je dirais que Basecamp est un mix entre Slack, Google Suite, et Trello. De la même façon, il n’est peut être pas aussi bien que ces trois-là dans chaque domaine, mais il regroupe l’essentiel dans un même outil ce qui simplifie la vision globale et surtout, rend l’ensemble beaucoup moins cher.

Car ce qui fait la grande force pour moi de Basecamp, c’est son prix. Il n’y a qu’une seule offre tarifaire, quel que soit le nombre de personnes rattachées à votre organisation : 99 €/mois.

Ainsi que vous passiez de 5 personnes à 30, ou que vous collaboriez avec 5 clients ou 50 clients, le prix restera inchangé. Il n’y a pas d’offre aussi intéressante sur le marché.

Avec Basecamp, vous allez pouvoir améliorer la collaboration autour de projets ainsi que la communication générale dans vos équipes et votre entreprise de façon générale.

Grâce à une structure très simple et bien pensée, vous allez pouvoir collaborer dans votre entreprise à plusieurs niveaux :

• dans l’entreprise au global
• dans chaque équipe : marketing, RH, finances, etc.
• dans chaque projet

Avec des fonctionnalités telles que la messagerie, les check-ins, la gestion des tâches, les calendrier et les documents, vous avez tout le matériel nécessaire pour faire avancer vos projets que ce soit en interne ou en externe avec vos clients.

Voici une petite vidéo démo de l’outil qui vous donnera une idée de l’interface :

Quel prix pour Basecamp ?

Véritable atout, Basecamp est à 99 €/mois avec un nombre de projets et d'utilisateurs illimités

Trello, l’outil préféré de gestion de projet et de tâches

Trello est sans doute l’un des meilleurs outils pour la gestion de projets. C’est sûrement l’outil le plus connu des trois, mais il est souvent mal utilisé, ou du moins, pas utilisé à son plein potentiel. Je ne vais pas aller dans le détail, mais en quelques mots, Trello vous permet de :

• d’organiser simplement et facilement des taches par projet et d’y assigner des personnes
• d’organiser vos journées et vos semaines efficacement
• de donner de la visibilité à votre équipe et votre entreprise sur les tâches réalisées et à venir

Je pense que Trello, basé sur les tableaux Kanban, est tout simplement l’outil le plus efficace et le plus simple à utiliser pour la gestion de projet. Vous pouvez d’ailleurs l’utiliser à des fins personnelles.

C’est en travaillant chez Toucan Toco que j’ai découvert toutes les fonctionnalités et tous les cas d’usage de Trello allant de la gestion de projet avec des clients, jusqu’à l’onboarding en passant par le recrutement.

Par contre, en choisissant Trello, vous devez avoir un écosystème supplémentaire pour communiquer (Slack par exemple) et collaborarer sur des documents (Gsuite par exemple). Et Trello le fait très bien avec des intégrations avec de nombreux outils.

Pour cette raison, Basecamp peut être une alternative plus intéressante pour vous si vous cherchez quelque chose de plus simple et plus orienté communication.

Trello compte de petites fonctionnalités supplémentaires pour la gestion de projets grâce aux Power-ups, des petites applications ou add-ons qui vous permettront notamment les dépendances entre les tâches, les sous-tâches, les champs personnalisés ou les timeslines type Gantt.

Voici la petite démonstration de Trello pour vous montrer rapidement l'interface : 

Quel prix pour Trello ?

Trello est donc un indispensable même si les prix ont un peu augmenté dernièrement avec un prix à 9,99 € par utilisateur par mois.

Une version gratuite limité à 10 tableaux vous permet de tester Trello dans la durée.

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Alors, Notion VS Trello VS Basecamp ?

Ces trois outils vont vous faire gagner du temps ! À vous de voir lesquels prendre et comment les intégrer au mieux dans votre organisation actuelle.

Pour moi, les couples Notion + Basecamp ou Notion + Trello sont les meilleurs systèmes possibles.

Choisir un de ces systèmes vous permettra d’optimiser au mieux votre productivité autour de projets.

Le choix de Basecamp ou de Trello dépendra fortement du nombre de personnes dans votre équipe et des outils que vous avez déjà en place dans votre organisation.

Si vous utilisez déjà Slack ou Google Suite, vous opterez peut être davantage Trello, un peu plus spécialisé dans la gestion de projet avec quelques fonctionnalités supplémentaires.

Mais encore une fois, Basecamp est une alternative intéressante qui vous permet de regrouper l’ensemble de votre équipe et de vos clients sur une même interface. ✅

Si vous avez aimé cet article, je vous invite à lire notre dernier article pour choisir votre logiciel de gestion de projet entre Trello, Asana et Monday. 

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ClickUp, le nouveau challenger (Mise à jour - 3 Juillet 2022)

Je fais rarement de mises à jour comme ça sur mes articles mais je le fais car j'ai été vraiment bluffé par l'offre proposée par ClickUp, l'outil qui rassemble pour moi Asana et Notion au sein d'une même plateforme. 

Le produit a beaucoup évolué ces deux dernières années et il regroupe pour moi ce que je faisais dans Asana et ce qu'on peut attendre un outil de base de connaissances comme Confluence ou Notion.

Couplée à une tarification vraiment attrayante (à partir de 5€/mois et par personne), la plateforme a donc remplacé Asana et Confluence au sein de notre agence. 

Ainsi, si comme moi vous cherchez un outil tout-en-un au sein de votre entreprise, ou que vous cherchez tout simplement une alternative à Notion ou Asana, je vous invite à tester ClickUp.