Pour mener un projet à bien rapidement et efficacement, notamment dans le cas d’un travail en équipe, il est primordial de mettre en place une bonne organisation. Répartition des tâches, suivi de leur réalisation, communication, partage d’informations et de documents… tout cela doit être optimisé pour une meilleure productivité.
Dans cette optique, plusieurs logiciels de gestion de projet ont vu le jour ces dernières années et rencontrent un succès croissant en entreprise. C’est le cas de Trello, d’Asana et de Monday. J’avais déjà écrit un article pour vous présenter et comparer Notion, Basecamp et Trello pour vous aider à choisir. Aujourd’hui je vais vous aider à choisir entre Trello, Asana et Monday. Ces 3 solutions sont pour moi les meilleures solutions actuellement sur le marché même s' il y en a d’autres comme Airtable par exemple.
Quels sont les points communs et les fonctionnalités de ces outils ? Zoom sur chacune de ces solutions, pour vous aider à trouver celle qui vous correspond.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou la complexité de vos missions, il est judicieux d’investir dans un logiciel de gestion de projet. Ce type d’outil présente en effet de nombreux avantages pour gagner en efficacité.
En premier lieu, il permet d’optimiser la répartition des tâches de façon à respecter le calendrier imposé, mais aussi à donner une charge de travail adéquate à chaque collaborateur. L’avancée de ces tâches peut ensuite être suivie, ce qui facilite la gestion des imprévus et le respect des délais.
Tout réaliser sur un même outil
Favoriser le travail d’équipe en facilitant les échanges
Fixer des alertes et de recevoir des notifications
Centraliser toutes les ressources sur un même outil, le tout avec une sécurité optimale
Aider à la prise de décision en ayant une meilleure visibilité sur les freins de chaque projet
Mieux maîtriser les délais et les coûts de ses projets
Vous n’avez pas encore sauté le pas ? Découvrez Asana, Trello et Monday, trois outils du moment pour mieux gérer votre travail et votre temps. Tous sont disponibles sous forme d’application web et mobile, de manière à travailler en équipe n’importe où, n’importe quand. Ils disposent de versions gratuites pour les usages les plus simples, qui permettent également de se faire une idée de leur fonctionnement.
D’autres versions sont payantes et proposent des fonctionnalités supplémentaires pour les moyennes et les grandes entreprises.
Trello : pour une équipe plus productive
Lancé en septembre 2011, Trello est un outil collaboratif en ligne qui facilite le travail à distance et en équipe. Les projets sont gérés au travers de tableaux où sont placées des colonnes (appelées listes), qui pour leur part contiennent des cartes. Une organisation inspirée de la méthode agile Kanban, qui n’est pas sans rappeler les tableaux physiques sur lesquels sont accrochés des Post-it.
Des tableaux et des cartes pour mieux gérer ses tâches
Sur Trello, les listes se déclinent par exemple en « À faire », « En cours », « Terminé » ou « Idées ». À l’intérieur de ces dernières, les cartes représentent des étapes ou des process et peuvent renfermer de multiples contenus : images, vidéos, pièces jointes, liens hypertexte…
Elles peuvent être assignées à une ou plusieurs personnes et sont archivées une fois les tâches remplies. Des étiquettes de couleurs permettent de mieux se repérer et de visualiser les échéances fixées pour chaque tâche. L’outil étant très intuitif (les cartes se déplacent notamment grâce au glisser/déposer), il est possible de tout modifier facilement.
Visualisation d’un calendrier éditorial, gestion des tâches d’un community manager ou d’un graphiste, listing des demandes d’un client et des réponses à y apporter… Trello est capable de s’adapter à de nombreux usages et types de projets. L’outil peut aussi être connecté à d’autres logiciels comme Slack, Dropbox, Google Drive ou Evernote, de manière à tout visualiser sur un même tableau de bord.
Une version gratuite et trois offres payantes
Si la version de base de Trello est gratuite (et offre déjà de multiples possibilités qui conviendront parfaitement à un freelance), il existe également des versions payantes plus poussées. L’offre Standard coûte 5 dollars par utilisateur et par mois, l’offre Premium 10 dollars et l’offre Enterprise 17,50 dollars. Cette dernière permet de gérer le travail d’une grande équipe tout en gardant un excellent niveau de sécurité et en améliorant les contrôles.Asana : pour gérer des projets un peu plus complexes
Asana permet également de visualiser l’avancée de son travail grâce à des tableaux contenant des tâches. Mais si cette caractéristique est au cœur de l’outil Trello, Asana ne le propose qu’en tant que fonctionnalités parmi d’autres. Ce gestionnaire propose en effet bien d’autres possibilités pour gérer ses projets, y compris les plus longs et complexes.
De multiples possibilités pour s’adapter à tous les besoins
Asana est une plateforme SaaS puissante mais relativement simple à prendre en main par l’ensemble des collaborateurs. Outre les tableaux Kanban, elle permet de définir des objectifs et de suivre leur progression, d’envoyer et de gérer des formulaires, de visualiser un calendrier partagé, de créer un diagramme de Gantt facilement ou encore de vérifier la charge de travail de chaque membre de l’équipe sur différents projets.De petites tâches routinières peuvent être automatisées, ce qui fait gagner du temps tout en minimisant les risques d’erreurs. Par ailleurs, de nombreuses applications peuvent être reliées à Asana : Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud, Slack, Microsoft Office, Google Agenda, Outlook… et même Trello !
Des formules pour les petites comme pour les grandes équipes
Asana se décline en trois formules pour s’adapter à toutes les équipes et toutes les organisations. L’offre Basic est totalement gratuite et est idéale pour ceux qui se lancent dans la gestion de projet. L’offre Premium, au tarif de 10,99 euros par utilisateur et par mois, permet entre autres de gérer ses projets dans plusieurs tableaux de bord et de visualiser la chronologie (timeline) de chacun d’entre eux. Suit l’offre Business à 24,99 euros par utilisateur et par mois. Elle est adaptée aux entreprises et aux équipes dont les activités sont réparties sur plusieurs initiatives.
Monday : pour une gestion de projets avancée
Du côté des applications web et mobile de gestion d’équipe, Monday.com est également très prisée en ce moment. Cet outil, d’abord développé en interne par Wix.com, s’adresse aussi bien aux petites équipes qu’aux entreprises moyennes et aux grands groupes. Il donne accès à un tableau de bord tout-en-un facilement manipulable et offrant de nombreuses fonctionnalités.
De multiples fonctionnalités collaboratives
Au départ, l’entreprise utilisatrice doit choisir, parmi plus de 200 modèles prêts à l’emploi, le flux de travail qui correspond le plus à sa manière de fonctionner. Se crée ensuite une interface claire, facile d’utilisation et personnalisable, qui permettra d’avoir une organisation de travail optimale.
Créer des tableaux Kanban, ajouter des fichiers, notifier des collaborateurs, suivre l’avancement d’une tâche, automatiser un processus simple… Tout se passe au sein d’un même outil, visible et modifiable en temps réel par les utilisateurs.
Comme pour Trello et Asana, des applications peuvent être intégrées à Monday.com de manière à visualiser l’ensemble de ses informations dans un même espace : Team View, Facebook, Linkedin, Microsoft Teams, Zoom, Gmail… Les possibilités sont multiples pour booster le travail d’équipe, quel que soit le projet en cours.
Des tarifs qui diffèrent selon les besoins
Monday.com conviendra aux entreprises de marketing comme aux projets de développement de logiciel, de vente ou de ressources humaines. Cet outil est proposé en cinq formules, la première, gratuite, étant utilisable par deux personnes maximum. Suivent à un tarif de 8 euros par mois et par utilisateur pour la formule Basique, de 10 euros pour la formule Standard et 16 euros pour la formule Pro.
jusqu’à 50 tableaux.Trello vs. Asana vs. Monday : quel outil de travail choisir ?
Asana, Trello et Monday.com sont trois outils de gestion de projet facilitant le travail collaboratif, la prise de décision, la bonne gestion du temps passé sur chaque tâche et la réalisation de ces dernières. Pour savoir vers quelle plateforme vous tourner, le mieux est de profiter d’abord de leur version gratuite. Vous pourrez ainsi vous faire une idée de toutes leurs possibilités, et de la manière dont vous pourrez changer votre organisation pour les intégrer à votre fonctionnement actuel.
Sachez toutefois qu’en général, Trello est privilégié pour les petites équipes et pour les projets simples. Asana et Monday.com seront mieux adaptés aux besoins des équipes plus importantes, gérant des processus complexes simultanément. Monday.com, en particulier, dispose de fonctionnalités hautement performantes tout en étant intuitives, si bien que son utilisation ne nécessite aucune formation. L’outil Asana est peut-être plus compliqué à prendre en main mais il permet de tout personnaliser et d’intégrer de multiples applications, et pourra donc convenir parfaitement à votre besoin.
Personnellement, je pense que votre choix sera surtout un choix lié à l’ergonomie et au design de l’outil.
Je préfère personnellement l’ergonomie de Asana. Les trois outils sont assez similaires mais la gestion des menus et des projets est plus facile pour moi sur Asana. Donc encore une fois, testez les trois pendant pour voir laquelle vous préférez. C’est surtout une question d’usage. Il ne faut pas se tromper car vous allez y passer du temps.
Quel que soit votre choix, vous apprécierez très rapidement votre outil de travail collaboratif. Gain de temps (et donc d’argent), meilleure anticipation, communication plus fluide, meilleure gestion des ressources… Votre plateforme deviendra rapidement indispensable pour vous et pour l’ensemble de vos collaborateurs !
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ClickUp, le nouveau challenger (Mise à jour - 3 Juillet 2022)
Je fais rarement de mises à jour comme ça sur mes articles mais je le fais car j'ai été vraiment bluffé par l'offre proposée par ClickUp, l'outil qui rassemble pour moi Asana et Notion au sein d'une même plateforme.
Le produit a beaucoup évolué ces deux dernières années et il regroupe pour moi ce que je faisais dans Asana et ce qu'on peut attendre un outil de base de connaissances comme Confluence ou Notion.
Couplée à une tarification vraiment attrayante (à partir de 5€/mois et par personne), la plateforme a donc remplacé Asana et Confluence au sein de notre agence.
