La transformation numérique des processus RH et QHSE s’est accélérée, poussant les entreprises à abandonner les fichiers Excel éparpillés et la gestion papier au profit de plateformes verticales dédiées. Cependant, la multiplication des outils crée souvent une nouvelle charge mentale administrative pour les équipes.
Dans l’écosystème des logiciels B2B, SOOM se positionne comme un SaaS métier hybride conçu pour dématérialiser, piloter et tracer l’ensemble des documents importants de l’entreprise et de ses échéances (SST, RH, techniques, administratives).
Développé à partir de l’expérience terrain du cabinet d’accompagnement HSE A3SO (qui conseille plus de 450 structures), SOOM combine une architecture logicielle moderne à une réelle connaissance des contraintes opérationnelles. Preuve de sa pertinence, la solution est déjà déployée dans plus de 400 entreprises.
L'architecture et l'ergonomie de la plateforme SaaS
SOOM a été pensé pour faire le lien entre la direction/les préventeurs dans les bureaux et les opérateurs sur le terrain. La plateforme s’appuie sur une Progressive Web App (PWA) ne nécessitant aucun téléchargement d’application lourde sur les terminaux mobiles, facilitant le déploiement immédiat auprès de tout type de public (salariés, intérimaires, prestataires, transporteurs).
Le tableau de bord centralisé et la GED
L’interface d’administration offre une vue consolidée de l’ensemble de la démarche administrative et de prévention de l’entreprise :
Vue multi-établissements : gestion centralisée ou segmentée des filiales, usines, chantiers ou agences.
Matrice des collaborateurs : fiches individuelles avec statut en temps réel des formations, habilitations, visites médicales, dotations d’EPI, et partage de documents personnels.
Registre du matériel et des équipements : inventaire des machines, outillages et véhicules avec suivi des maintenances, des Vérifications Générales Périodiques (VGP) et accès aux notices/contrats.
Moteur d’alertes intelligentes : notifications automatiques et paramétrables pour anticiper absolument toutes vos échéances (contrats à renouveler, visites médicales, vérifications techniques) et ne plus jamais vous laisser dépasser.
Étude détaillée des modules de la suite SOOM
La plateforme s’articule autour de trois briques logicielles distinctes, utilisables séparément ou de façon combinée selon la taille et les besoins de l’entreprise.
| Module SOOM | Cible & Secteurs | Fonctionnalités Clés | Livrables & Preuves |
|---|---|---|---|
| SOOM Maîtrise | PME, ETI (BTP, Industrie, Logistique) | Centralisation documentaire (GED), alertes, vignettes QR Code matériel, cartes QR Code collaborateurs. | Matrice de conformité en direct, fiches VGP, exports Excel/CSV. |
| SOOM Accueils sécurité | PME, ETI, Grands Groupes | Éditeur no-code de parcours (vidéos, photos), QCM de validation, gestion multi-publics (transporteurs, sous-traitants). | Attestations PDF horodatées, registres d’émargement CSV. |
| SOOM Prévention TPE | TPE ( | DUERP géré avec un consultant, affichages obligatoires, suivi simple des échéances. | Document Unique révisé, registres légaux, support HSE. |
1. Module SOOM Maîtrise (Centralisation et Pilotage Opérationnel)
Conçu spécifiquement pour les PME et ETI des secteurs du BTP, de l’industrie et des services à risques, ce module agit comme la tour de contrôle du responsable administratif, QHSE ou RH.
Gestion du capital humain : suivi automatisé des aptitudes médicales, CACES, habilitations électriques, SST et autorisations de conduite.
Brique « Phygitale » par QR Code pour le partage documentaire :
Carte QR Code Collaborateur : chaque salarié reçoit une carte d’accès (physique ou smartphone). Un simple scan par un chef de chantier ou un auditeur affiche les habilitations à jour, les consignes propres au poste et les documents importants partagés par l’entreprise.
Vignette QR Code Matériel : apposée sur un équipement (engin, machine, échafaudage), elle donne un accès instantané sur le terrain à la notice d’utilisation, au carnet de maintenance et aux rapports VGP.
Traçabilité des causeries : enregistrement et archivage des minutes de sécurité et des sensibilisations réalisées au poste.
2. Module SOOM Accueils & Sensibilisations Sécurité (digitalisation des accès)
Ce module vise à remplacer les présentations PowerPoint obsolètes, les livrets d’accueil papier et les registres d’émargement manuels par des parcours de formation digitaux et interactifs, améliorant ainsi drastiquement la politique sécurité sur le terrain.
Éditeur de parcours sur-mesure : création de scénarios personnalisés intégrant des blocs de texte, des visuels, des photos de site et des séquences vidéo.
Segmentation multi-publics : déclinaison de parcours adaptés aux spécificités de chaque cible (nouveaux embauchés, intérimaires, sous-traitants, transporteurs, visiteurs).
Vérification des acquis et émargement : intégration de QCM de validation des connaissances. En cas de réussite, la plateforme génère automatiquement une attestation PDF horodatée avec signature numérique et alimente un registre exportable en CSV.
3. Module SOOM Prévention TPE (Solution clé en main)
Développée pour les structures de moins de 10 salariés (artisans, commerçants, petites entreprises du tertiaire), cette offre associe le logiciel à la délégation opérationnelle.
Document Unique (DUERP) : rédaction, mise à jour et structuration du plan d’action directement prises en charge par un consultant SOOM.
Kits de conformité : édition et maintien à jour des affichages obligatoires sur le lieu de travail.
Veille et support : envoi d’infolettres réglementaires et accès continu au support technique et HSE.
Les workflows opérationnels décortiqués
Workflow A : Digitalisation de l’accueil d’un transporteur sur site industriel
📍 1. Arrivée & Identification : Le chauffeur scanne le QR Code situé à la barrière d’entrée depuis son smartphone.
🎬 2. Suivi de la sensibilisation : visionnage obligatoire du parcours multimédia présentant les règles de circulation et les zones de déchargement.
✍️ 3. Évaluation & Signature : validation d’un QCM rapide et signature directement sur l’écran du smartphone.
✅ 4. Validation d’accès : génération instantanée de l’attestation PDF horodatée et notification automatique transmise à l’équipe de quai.
Workflow B : Contrôle de conformité d’un équipement sur chantier BTP
📷 1. Action terrain : Scan de la vignette QR Code fixée sur l’engin ou la machine.
☁️ 2. Interrogation SaaS : vérification en temps réel dans la base de données SOOM (GED).
🔍 3. Diagnostic instantané :
🟢 Statut vert (conforme) : équipement autorisé. Accès immédiat au dernier rapport VGP et au manuel d’utilisation.
🔴 Statut Rouge (non conforme) : échéance VGP dépassée. Déclenchement automatique d’une alerte au responsable HSE et consigne de mise hors service.
Cas d'usage et bénéfices business
Cas n°1 : Le secteur de la construction (BTP)
Problématique : dispersion des sous-traitants, difficultés à contrôler l’aptitude médicale des compagnons, perte de temps administratif et perte de temps lors des contrôles des coordinateurs SPS ou de l’inspection du travail.
Apport de SOOM : déploiement de SOOM Maîtrise. Chaque ouvrier dispose de sa carte QR Code. Les chefs de chantier vérifient les habilitations en 5 secondes, tandis que les engins (nacelles, grutages) sont tracés via des vignettes QR Code garantissant des contrôles VGP à jour.
Cas n°2 : L’industrie et la logistique
Problématique : Turnover élevé des intérimaires et entrées quotidiennes de dizaines de chauffeurs routiers, générant des risques d’accidents du travail et des embouteillages à l’accueil.
Apport de SOOM : mise en œuvre de SOOM Accueils sécurité. Les parcours de sensibilisation sont réalisés en amont de la venue sur site ou sur tablette au poste de garde. L’administration dispose d’un registre horodaté au format CSV permettant de prouver la conformité du site en cas d’audit.
Fiche technique et spécifications SaaS
Modèle SaaS Cloud : hébergement sécurisé avec accès multi-tenant haute disponibilité.
Accessibilité PWA : aucune installation requise sur les magasins d’applications. Les utilisateurs scannent un QR Code et ouvrent l’interface directement dans leur navigateur mobile web (Safari, Chrome, Firefox).
Exports de données : génération de rapports au format PDF (attestations d’accueil, cartes, fiches matériels) et possibilité d’exporter l’ensemble des bases de données en CSV/Excel pour traitement BI ou SIRH.
Modèle hybride (SaaS + Expertise) : possibilité de coupler la solution logicielle avec l’assistance de consultants du cabinet A3SO pour les entreprises ne disposant pas de ressources internes.
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